Toulouse Jean-Jaurès : Le service imprimerie opte pour le WebToPrint

Le service imprimerie de l’Université Toulouse Jean Jaurès assure la production des supports pédagogiques pour les enseignants et le Service d’Enseignement à Distance, qui dispose du premier centre de France avec plus de 4900 étudiants inscrits et près de 510 unités d’enseignement proposées. Il collabore également avec les Presses Universitaires pour valoriser les travaux de recherche des enseignants chercheurs : impression de livrets, plaquettes de présentation, affiches, flyers…

L’activité du service imprimerie est donc répartie de la manière suivante :

• 68% des travaux concernent l’impression des supports de cours,
• 30% correspond aux travaux d’édition pour les Presses Universitaires et pour la valorisation de la recherche et de l’enseignement,
• les 2% restant à des travaux d’impression administratifs.

En outre, le service imprimerie gère la commande du papier (papier à entête, enveloppes, cartes de visite, feuilles d’examens, etc.), la commande d’impression ainsi que le parc de systèmes d’impression (cartouches, toners et agrafes) du campus. Ainsi depuis 2009, il centralise la commande des produits imprimés pour les services, les composantes pédagogiques et les laboratoires de recherche.

Client historique de Konica Minolta, les travaux d’impression sont réalisés sur des presses numériques du constructeur. Le suivi opéré au fil des ans tant par les équipes commerciales que techniques a permis à Konica Minolta de remporter son troisième marché en 2013.

« Outre le prix de la location et le coût de la maintenance, c’est la valeur technique qui nous importe, car nous souhaitons développer l’édition. Aujourd’hui, nous sommes sur un troisième marché avec Konica Minolta, car leurs matériels et leur équipe savent répondre à nos besoins en matière de qualité d’impression, de prise en charge de formats spécifiques, d’automatisation des flux, de service après-vente et d’organisation de la maintenance », explique Daniel Mons, Directeur du service imprimerie et Président du réseau universitaire Gutenberg.

La plate-forme technique de 270 m² est équipée de 5 presses numériques Konica Minolta :

• 1 Bizhub PRESS C8000 (80 ppm) pour les impressions couleurs chiffrées à 1 million de pages par an, dont 70% réalisées au format A3 ou SRA3,

• 1 Bizhub PRESS 1250 (125 ppm), 2 Bizhub PRESS 1052 (125 ppm) et 1 Bizhub PR0 951 (95 ppm) pour les travaux d’impression en Noir & Blanc, dont la volumétrie atteint les 15 millions de pages par an au format A4.

Précurseur vis-à-vis de la dématérialisation du bon de commande, le service imprimerie a pris très tôt le parti de s’équiper d’une solution Web-to-Print. Un projet de taille a été mené, dès 2006, en collaboration avec le service pédagogique, la direction des affaires financières et le secrétariat général. En amont, un groupe projet, copiloté par un informaticien, a été formé pour rédiger le cahier des charges, intégrant notamment les contraintes de sécurité et l’ergonomie de l’interface de la solution Web-to-Print. L’appel d’offres a été remporté par la solution DSF de Konica Minolta.

« Avec Konica Minolta, nous avons regardé comment l’utilisateur devant son écran allait pouvoir s’y retrouver pour passer sa commande. Nous avons procédé au paramétrage des onglets, défini le coût du clic et de chaque support papier. Nous nous sommes interrogés sur les droits utilisateurs : qui peut passer la commande ? Doit-elle être validée ? », souligne Daniel Mons.

La création d’un groupe test a permis d’ajuster les paramétrages. Puis, 270 utilisateurs ont été formés à l’intérêt d’utiliser DSF ainsi qu’à la prise en main de l’outil. En parallèle, la solution a été présentée à toutes les directions des UFR. Depuis, le service imprimerie organise des formations spécifiques pour tous les nouveaux enseignants et nouveaux entrants. L’utilisation de DSF est d’ailleurs inscrite au catalogue de formation de l’université, tout comme la prise en main des systèmes d’impression de proximité.

« Lorsque l’on veut changer les habitudes des utilisateurs, il est primordial de communiquer en amont pour bien expliquer sa démarche et obtenir l’adhésion de tous. Pour l’anecdote, le scan-To-email a été décisif dans l’adoption de la solution, car les enseignants avaient besoin de pouvoir intégrer dans leurs supports de cours des pages de livres. Ils ont vu qu’ils pouvaient facilement scanner les pages avec les copieurs de proximité et nous les envoyer via leur boîte aux lettres », ajoute-t-il.

Au quotidien, les bons de commande arrivent sur le serveur. Ils sont imprimés par la référente DSF qui les remet à l’adjointe du service. Cette dernière répartit le travail en fonction de la typologie des travaux, de la capacité des presses et en fonction des délais. Les opérateurs récupèrent directement les fichiers sur DSF, les contrôlent et les envoient sur leur presse. Chaque opérateur prend en charge le travail du début à la fin et assure l’expédition des travaux. Le service logistique se charge de livrer les travaux à l’unité concernée.  Une fiche de réception est signée et retournée au service pour assurer une traçabilité de la remise des travaux et éviter ainsi que les commandes ne s’égarent.

Pour les utilisateurs, la solution Web-to-Print de Konica Minolta présente tous les avantages d’un site Web marchand. La mise en place d’un workflow est un gain de temps pour les enseignants qui peuvent soumettre leurs commandes 24h/24, 7 jours/7, sans aucune contrainte géographique. Ils peuvent visualiser le document à imprimer, suivre l’état de leur commande en temps réel et disposer immédiatement d’un devis en ligne. DSF totalise 9 000 bons de commande par an.

« Le Web-to-Print est tout à fait adapté à une configuration multi-sites comme la nôtre. Nous avons des sites délocalisés dans 8 départements qui nous adressent leurs commandes via DSF. L’accès à la plate-forme DSF n’est cependant pas ouvert. Chaque utilisateur est enregistré et dispose d’un profil auquel sont rattachés un code d’unité budgétaire et un code de centre de cout. La prise en main de l’outil est très facile. Les enseignants ne reviendraient pas en arrière », conclut Daniel Mons.

La dernière version de DSF permet dorénavant au service imprimerie de communiquer directement avec leurs utilisateurs afin de les informer des nouveaux horaires pendant les vacances ou d’éventuelles pannes matérielles qui rallongeraient les délais de production.

Au sein du service, DSF a permis de gagner en productivité en automatisant les flux de production. Le travail est réparti de manière juste entre les agents, en fonction des travaux à réaliser et des délais impartis. Les phases de contrôle sont assurées par les agents. Grâce à la traçabilité mise en œuvre, le service enregistre un taux d’erreur inférieur à 2%.

La plate-forme DSF est aussi un excellent moyen de fidéliser les utilisateurs. Elle a notamment permis d’augmenter la volumétrie sur l’édition avec un nombre plus important de thèses réalisées pour les doctorants. À moyen terme, le service imprimerie entend bien augmenter le nombre d’utilisateurs de sa plate-forme Web-to-Print.